Uitbesteden van opdrachten is vaak efficiënt

De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan naar de opdrachten en onderzoeken die de gemeente Barneveld niet zelf uitvoert, maar uitbesteedt. De gemeente heeft veel taken. Een deel van de taken voert de gemeente zelf uit, voor een ander deel geeft ze opdracht aan externen. Welke overwegingen spelen daarbij een rol? Is het uitbesteden van opdrachten efficiënt?

De rekenkamercommissie heeft onderzocht in welke gevallen de gemeente ervoor kiest om een opdracht niet zelf uit te voeren, maar hiervoor opdracht te geven aan een extern bureau. In het onderzoek ging het niet om het inhuren van personeel, maar om het uitbesteden van afgebakende opdrachten. De rekenkamercommissie heeft de kosten van uitbestede onderzoeken en opdrachten in kaart gebracht. In 2019 ging het om ruim € 850.000,- op jaarbasis. Het ging om ongeveer 130 opdrachten. Het jaar 2019 is als een regulier jaar aangemerkt en is daarom representatief voor de gemeente Barneveld. 

Redenen van de gemeente voor het inschakelen van een extern bureau zijn vooral: als er behoefte is aan specialistische kennis of apparatuur; als er op dat moment gebrek aan tijd of capaciteit is bij de gemeente; als een taak in korte tijd afgerond moet worden; als de gemeente juridisch gezien een taak niet zelf mag uitvoeren; en als het nodig is voor het waarborgen van onafhankelijkheid, bijvoorbeeld bij maatschappelijke of politiek gevoelige onderwerpen.

Over het algemeen leidt het uitbesteden van specifieke opdrachten en onderzoeken tot meer efficiëntie dan wanneer de gemeente dit zelf zou doen. Vooral bij opdrachten en onderzoeken waarbij het in huis hebben van specialistische kennis, data en apparatuur erg duur is. Zeker als deze kennis niet vaak nodig is. Uitbesteden is dan efficiënter.

Er zijn wel verbeteringen nodig bij het uitbesteden van opdrachten.

• De rekenkamercommissie adviseert om de taken van team Inkoop uit te breiden en het team een meer centrale rol te geven. Hierdoor komt er meer overzicht van inkoop en aanbesteding.
• Ook raadt de rekenkamercommissie aan om het huidige contractbeheer aan te vullen met contractmanagement. Contractbeheer is vooral administratief, maar bij contractmanagement stelt de gemeente ook vast of er gebeurt wat is afgesproken.
• Ook is het belangrijk om de archivering en vindbaarheid van documenten te verbeteren. Documenten over uitbesteding zijn namelijk niet altijd terug te vinden in het centrale documentatiesysteem.
• Ten slotte raadt de rekenkamercommissie de gemeente aan er zorg voor te dragen dat de gemeente een goed overzicht krijgt van de opdrachten die zij uitbesteedt. Tijdens het onderzoek bleek dat de gemeente een dergelijk overzicht nu niet heeft.

De rekenkamercommissie is een onafhankelijke commissie die jaarlijks de effectiviteit en de efficiëntie van het gemeentelijk beleid onderzoekt. De commissie bestaat uit externen en doet onderzoek voor de gemeenten Barneveld, Bunnik, Bunschoten, Leusden, Nijkerk, Renswoude, Scherpenzeel, Woudenberg en Zeewolde.

Bekijk het rapport 'Uitbesteden (beleid)sopdrachten en onderzoeken Barneveld'.